*** En cours de publication ***
Le suivi rigoureux des commandes fournisseurs nécessite une vérification minutieuse des documents commerciaux. Cette vigilance permet d'identifier rapidement les anomalies et de déclencher une réclamation auprès du fournisseur. L'aboutissement de ce processus de suivi se concrétise par le paiement.

Auteur : Fabienne MAURI, académie de Bordeaux

L'attache au référentiel

Niveau : première ou fin seconde

2.1. Suivi administratif de l’activité de production

• Tenue des dossiers fournisseurs, sous-traitants et prestataires de service
• Suivi des approvisionnements et des stocks
Appliquer les procédures internes de gestion des approvisionnements et des stocks ; Actualiser les bases de données internes nécessaires à l’activité de production ; Assurer le suivi des enregistrements des factures d’achats à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un PGI ; Assurer le règlement des fournisseurs

2.2. Suivi financier de l’activité de production

• Suivi des décaissements
Appliquer les procédures en vigueur en matière de règlement des fournisseurs ; Assurer le suivi des enregistrements des mouvements de trésorerie à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un PGI

Le contexte et la base de données

• Entreprise, Sweety Bio
  Deux possibilités pour mettre en place la base :
  Base à restaurer (version communautaire) V16
  Edu-Odoo (version éducation) Aide - Comment mettre en place la base ?
• Activité : grossiste en produits biologiques - Nous connaître
• L’élève connaît l’entreprise SweetyBio. Les groupes « entreprises » ont été formés en amont. Chaque groupe est constitué de 3 élèves. Si cette configuration n’est pas possible, un groupe peut être constitué de 2 élèves agiles.

Le déroulement des activités

Organisation : débutant / par groupe de 3 élèves (ou 2 élèves agiles)
Durée : 6 heures

• Mission 1 – La gestion de la livraison-facturation fournisseur ***Durée 1h***
  Contrôle des documents par pointage BC/BL/Facture
  Relevé des anomalies et réclamation par courriel au fournisseur
  Traitement de la réception des marchandises et de la facturation dans le PGI
  Organisation documentaire et GED
  Communication écrite : courriel

• Mission 2 – Le dossier des « documents oubliés » ***Durée 2h***
  Répartition des documents dans le groupe entreprise (dossier en "vrac")
  Saisie des commandes fournisseurs
  Contrôle des documents BC/BL/Facture
  Relevé des anomalies et réclamation par courriel au fournisseur
  Traitement de la réception des marchandises et de la facturation dans le PGI selon les procédures
  Enregistrement comptable de factures de frais généraux
  Organisation documentaire et GED
  Mise à jour du fichier des produits et du fichier des fournisseurs

• Mission 3 – La régularisation des avoirs et les paiements fournisseurs ***2h***
  Répartition des tâches dans le groupe
  Contrôle des documents commerciaux et enregistrement dans le PGI
  Détermination de la dette fournisseur (calcul et consultation de la balance ; calcul d'un solde bancaire ; chèque et virement en ligne)
  Enregistrement du paiement dans le PGI, et l'écriture comptable
  Organisation documentaire et GED

• Mission 4 – La mise en place de règles de réapprovisionnement ***Durée 1h***
  Création d'une règle de stock dans le PGI

Les ressources et les supports

Élève

Nous vous proposons deux manières de confier l'activité à l'élève

Remise d'un dossier papier
Dossier de l'élève Fichiers mission 1 ZIP Fichiers mission 2 ZIP Fichiers mission 3 ZIP Fichier mission 4
Fichier à imprimer si le scénario BIO104-1 n'a pas été traité

Infographie du scénario intégrant tous les documents et les liens vers les tutoriels
Lien vers le support élève https://urlr.me/hyReEY

Enseignant

Dossier de l'enseignant et éléments de corrigé