BIO104-2 La gestion des commandes fournisseurs
de la commande au règlement, et l’optimisation des stocks
Le contrôle des documents commerciaux après chaque commande fournisseur est une étape essentielle. Il consiste à comparer systématiquement le bon de commande, le bon de réception et la facture. Dès la livraison, le réceptionnaire de l'entrepôt vérifie les marchandises : quantités, état et conformité avec le bon de réception du fournisseur. Cette première inspection physique lance le processus de vérification documentaire géré par l'assistant de gestion. Ces contrôles permettent de détecter rapidement les anomalies telles que des écarts de quantité, des erreurs de prix, des références incorrectes, des taxes mal calculées, des remises oubliées, des frais imprévus, des retards de livraison ou encore des produits défectueux, etc. En cas d'erreur, une réclamation argumentée et accompagnée des justificatifs doit être adressée au fournisseur pour obtenir un avoir ou un remboursement selon le contexte. Effectués régulièrement, ces contrôles, associés au respect des délais de paiement et à une gestion rigoureuse de la trésorerie, contribuent à préserver la rentabilité de l'entreprise.
Sweety Bio
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Présentation et activités
Organigramme du
personnel
- Appliquer les procédures internes de gestion des approvisionnements et des stocks
- Assurer le suivi des enregistrements des factures d'achats à l'aide d'un PGI
- Actualiser les bases de données internes nécessaires à l'activité de production
- Assurer le règlement des fournisseurs
- Appliquer les procédures en vigueur en matière de règlement des fournisseurs
- Assurer le suivi des enregistrements des mouvements de trésorerie à l'aide d'un progiciel dédié ou d'un PGI
Les dernières commandes fournisseurs viennent d'être livrées dans notre entrepôt. Il convient de procéder aux vérifications des documents commerciaux et de mettre à jour les informations dans le PGI pour garantir la conformité entre les produits commandés, livrés et facturés ; pour mettre à jour les stocks et la comptabilité. Le réceptionnaire de l'entrepôt a déjà effectué un contrôle des marchandises reçues, confirmant leur état physique. Cette étape assure la bonne gestion des stocks et la fiabilité comptable.
Liste des tâches
Comment utiliser le code couleur de répérage des valeurs sur une facture
?
🔴 = Net HT ventilé
🔵 = TVA
⚫ = TTC / acompte
🟢 = Escompte
Notre service administratif vient de découvrir un dossier « fournisseurs » contenant
plusieurs documents commerciaux non traités à cause d'un oubli lors de la période de
forte activité du mois dernier. Ces documents (bons de livraison, factures, commandes,
etc.) nécessitent désormais un traitement urgent pour assurer la conformité des
opérations et mettre à jour notre système d'information dans le PGI. Il est
indispensable de procéder à un contrôle méthodique de chaque document, en vérifiant la
concordance entre les commandes, les livraisons et les facturations.
Ce dossiers fournisseur contient des documents en vrac ; vous devez les trier au sein du
groupe et vous répartir les fournisseurs à traiter dans le respecter des procédures de
l’entreprise (ne pas se répartir les tâches).
Comment utiliser le code couleur de répérage des valeurs sur une facture ?
🔴 = Net HT ventilé
🔵 = TVA
⚫ = TTC / acompte
🟢 = Escompte
Liste des tâches
Chaque document reçu doit être contrôlé, traité dans le PGI et classé avec soin. Une fois
les dettes fournisseurs déterminées, les paiements doivent être effectués selon les
modalités et/ou conditions de règlement prévues, tout en veillant à préserver
l'équilibre bancaire. Une vérification du solde disponible en banque est indispensable
avant de procéder à l’ensemble des règlements.
Les fournisseurs à traiter doivent être répartis dans le groupe pour gagner du temps de
traitement (ne pas se répartir les tâches).
Liste des tâches
La gestion des stocks organise la disponibilité des produits tout en limitant les coûts liés au stockage. Dans un PGI, définir le stock maximum et le stock minimum d'un article permet de planifier les réapprovisionnements. Le stock minimum déclenche une commande pour éviter la rupture, tandis que le stock maximum fixe une limite afin de ne pas surcharger l'entrepôt. Cette approche facilite le suivi automatique des réapprovisionnements.
Il convient de vous répartir les sous-catégories de produits.