Circuit des pièces échangées avec les fournisseurs
Je suis en relation avec le FOURNISSEUR, je suis l'acheteur
Ma colonne est à gauche · Je commande, je reçois la marchandise et je paie les
factures.
MA COLONNE : GAUCHE
Émis par le fournisseur
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MON ENTREPRISE
Mes tâches ▶
C'est MOI l'acheteur. Je commande, je reçois les livraisons, je règle les factures.
Compta.
mes fournisseurs
C'est LUI mon fournisseur. Il établit les devis, livre et facture.
1. Avant-vente
Recherche d'un fournisseur
Demande de prix
demande →
Pas d'écriture
Devis / Offre de prix
Établi par le fournisseur
Ils émettent
Appel d'offre
Contacte un ou plusieurs fournisseurs
Comparaison des offres fournisseurs
Compare les offres reçues (prix, délais, conditions)
Accepte ou
refuse le devis
À savoir
Le devis n'est pas obligatoire mais
recommandé
Le devis accepté vaut engagement
contractuel
← offre de prix
Pas d'écriture
acceptation →
Fournisseur — Émetteur
Ce que je reçois
Désignation, quantités, prix unitaires
Remises et conditions commerciales
Délai de validité de l'offre
2. Commande
Bon de commande
Établi pour s'approvisionner
MOI — J'émets
Pas d'écriture
Réception commande
Émetteur
Passation de commande
Par téléphone, mail, courrier ou EDI
Appel d'offres si le fournisseur n'est pas connu
Double conservé (contrôle futur)
Pas d'écriture
Réception et confirmation
Accuser réception de la commande
Envoyer une confirmation au client
Planifier et préparer la commande
3. Livraison
Bon de livraison
Reçu avec la marchandise
Pas d'écriture
Bon de livraison
Il émet
Contrôle à la réception
Vérifier BL/BC : références, quantités, prix
Signaler toute anomalie avant de
signer
Signer et dater le BL
Gestion des stocks
Entrée en stock des
marchandises reçues
Pas d'écriture
Fournisseur — Émetteur
Ce qu'il fait
Expédie la marchandise avec le BL
4. Facturation
Facture d'achat
Reçue du fournisseur
Écriture !
Facture
Il émet
Contrôle de la facture
Rapprocher facture/BL (montants, TVA, remises)
Signaler toute erreur → demande d'avoir
Comptabilisation
Enregistrer lafacture d'achat
Augmentation de la DETTE fournisseur
401xxx
Fournisseur —
Crédité
Écriture !
Fournisseur — Émetteur
Ce que je reçois
Mentions obligatoires (SIRET, TVA, date…)
Prix HT, remises, TVA, prix TTC
5. Correction éventuelle
Avoir (Facture d'avoir)
Reçu en cas d'erreur de facturation
Réclamation →
Écriture !
Avoir (Facture d'avoir)
Il émet
Causes possibles
Remise commerciale oubliée
Erreur de quantité ou de prix
Marchandise défectueuse ou retournée
Ristourne sur Chiffre d'Affaires
Réception de l'avoir
Vérifier la conformité de l'avoir reçu
Réduction de la dette
fournisseur
Comptabilisation
Enregistrer l'avoir en comptabilité
Diminution de la DETTE fournisseur
401xxx
Fournisseur —
Débité
Écriture !
Fournisseur — Émetteur
Ce que je reçois
Fait référence à la facture initiale
Montant de la réduction accordée
6. Récapitulatif périodique
Relevé de factures
Pas d'écriture
Relevé de factures
Récapitulatif des factures dûes
Il émet
Vérification de la dette
Contrôler les factures et avoirs listés
Calculer le solde net à régler
Dette nette = Factures − Avoirs
Pas d'écriture
Fournisseur — Émetteur
Ce que je reçois
Liste des factures et avoirs de la période
Solde net à régler indiqué
7. Règlement
Paiement
Émis en règlement de la facture
MOI — J'émets
Écriture !
Règlement
Reçu par le fournisseur
Émetteur du règlement
Modes de paiement
Espèces ou carte bancaire
Chèque, encaissable sous 1 à 3 jours ouvrés
Virement bancaire, immédiat ou différé (15,
30, 45 jours)
Effet de commerce :
paiement différéEffet de commerce : règlement différé utilisé
UNIQUEMENT
entre commerçants. Lettre de change (traite) : établie par le
vendeur, il donne ordre à l'acheteur de payer une somme déterminée à une échéance
fixée. Billet
à ordre : établi par l'acheteur, il s'engage lui-même à payer à l'échéance
convenue le montant indiqué.