01
Gestion des relations avec les clients, usagers et adhérents
Le pôle 1 concerne la gestion de la relation avec le client, l’usager ou l’adhérent. Il
inclut l’accueil, le traitement des demandes, la prospection, la gestion des devis, factures
et litiges, ainsi que la mise à jour des dossiers, des tableaux de bord, du site internet et
des réseaux sociaux.
02
Organisation et suivi de l'activité de production
Le pôle 2 couvre le suivi administratif et financier de l’activité de production : gestion
des stocks, dossiers fournisseurs, trésorerie, déclaration de TVA. Il comprend aussi la
coordination de projets et la gestion des espaces de travail, incluant les fournitures,
réunions, contrats de maintenance et outils de communication internes.
03
Administration du personnel
Le pôle 3 porte sur l’administration du personnel. Il comprend le suivi des recrutements,
des carrières et de la formation, la gestion des temps de travail, des déplacements, de la
paie et des déclarations sociales. Il inclut aussi la communication sociale interne, les
actions sociales et la mise à jour des indicateurs RH.
Pôle 1 - Gestion des relations avec les clients, usagers et adhérents
1.1
Préparation et prise en charge de la relation avec le client,
l'usager ou l'adhérent
-
Identifier les caractéristiques de la demande
Compétence : Identifier les caractéristiques de la demandeAnalyser la demande du client/usager et recueillir les informations nécessaires par l'écoute activeSavoirs associés : • L'écoute active (demande et besoin, questionnement, reformulation)
• La relation "client" (finalités, culture, valeurs, démarche qualité)
Exemples concrets : • Accueillir un visiteur au téléphone ou en face à face
• Poser les bonnes questions pour cerner le besoin exact
• Prendre des notes structurées et reformuler la demande
• Identifier le niveau d'urgence d'une demande
• Distinguer un besoin exprimé d'un besoin réel
• Utiliser les techniques de questionnement (questions ouvertes/fermées) -
Apporter une réponse adaptée à la demande
Compétence : Apporter une réponse adaptée à la demandeTraiter la demande selon les procédures et orienter si nécessaireSavoirs associés : • La gestion de l'information (recherche, qualité, fiabilité)
• La communication "client" (prise de notes, rédaction)
Exemples concrets : • Rechercher les informations dans les bases de données
• Rédiger une réponse par courriel professionnel
• Orienter vers le bon service ou interlocuteur
• Proposer des solutions alternatives
• Expliquer les procédures de façon claire
• Planifier un rendez-vous ou une intervention -
Produire des supports de communication adaptés
Compétence : Produire des supports de communication adaptésCréer des documents de promotion dans un environnement numériqueSavoirs associés : • La communication "client" (supports imprimés : plaquette, newsletter)
• Les réseaux sociaux numériques (outils de publication)
Exemples concrets : • Créer une affiche publicitaire avec un logiciel de PAO
• Rédiger et mettre en forme une newsletter
• Publier du contenu sur les réseaux sociaux
• Concevoir une plaquette de présentation
• Réaliser un diaporama de présentation
• Adapter le message selon le support (flyer, site web, etc.) -
Assurer le suivi administratif des opérations de promotion et prospection
Compétence : Assurer le suivi administratif des opérations de promotion et prospectionOrganiser et suivre les actions commerciales avec des outils dédiésSavoirs associés : • Les actions de promotion et prospection (bases de données, publipostage)
• Les outils de collecte et analyse de données commerciales
Exemples concrets : • Créer un mailing personnalisé avec publipostage
• Mettre à jour une base de données prospects
• Analyser les retours d'une campagne publicitaire
• Organiser un événement commercial (salon, portes ouvertes)
• Suivre les indicateurs de performance (taux d'ouverture, de clic)
• Planifier les relances commerciales
1.2
Traitement des opérations administratives et de gestion liées
aux relations avec le client
-
Appliquer les procédures internes de traitement des relations « clients »
Compétence : Appliquer les procédures internes de traitement des relations « clients »Respecter les procédures établies pour gérer la chaîne des documents commerciauxSavoirs associés : • La chaîne des documents liés aux ventes (du devis à la facture d'avoir)
• La contractualisation de la relation "client" (contrat de vente, responsabilité)
Exemples concrets : • Établir un devis détaillé à partir d'une demande client
• Transformer un devis accepté en bon de commande
• Vérifier la conformité d'un contrat de vente
• Suivre la chaîne : devis → commande → livraison → facture
• Appliquer les conditions générales de vente
• Gérer les modifications de commande -
Produire les documents liés aux relations « clients »
Compétence : Produire les documents liés aux relations « clients »Créer les documents commerciaux avec un PGI en respectant les mentions obligatoiresSavoirs associés : • La chaîne des documents (réductions commerciales, frais, taxes)
• Les mentions obligatoires des documents liés aux ventes
Exemples concrets : • Éditer un bon de livraison avec un PGI
• Créer une facture avec calcul automatique de TVA
• Établir une facture d'avoir pour un retour produit
• Appliquer des remises commerciales (pourcentage, montant)
• Intégrer les frais de port et d'emballage
• Vérifier les mentions légales obligatoires -
Assurer le suivi des enregistrements des factures de vente et encaissements
Compétence : Assurer le suivi des enregistrements des factures de vente et encaissementsUtiliser un logiciel de gestion pour enregistrer les ventes et encaissementsSavoirs associés : • Les ventes et encaissements (engagement comptable, partie double)
• Le suivi de la relation "client" (moyens de paiement, lettrage)
Exemples concrets : • Saisir une facture de vente dans le logiciel comptable
• Enregistrer un encaissement par chèque, virement, CB
• Effectuer le lettrage automatique ou manuel d'un compte client
• Contrôler les écarts entre facturé et encaissé
• Suivre les encours clients (créances en attente)
• Traiter les encaissements partiels -
Assurer le suivi des relances clients
Compétence : Assurer le suivi des relances clientsOrganiser le recouvrement des créances clients de manière progressiveSavoirs associés : • Le suivi de la relation "client" (relances clients, impayés)
• La communication "client" (spécificités des messages par canal)
Exemples concrets : • Établir un échéancier des créances clients
• Rédiger une lettre de relance amiable personnalisée
• Effectuer une relance téléphonique diplomatique
• Programmer des relances automatiques dans le logiciel
• Négocier un échéancier de paiement
• Transmettre les dossiers contentieux au service juridique
1.3
Actualisation du système d'information en lien avec le client,
l'usager ou l'adhérent
-
Mettre à jour l'information
Compétence : Mettre à jour l'informationActualiser les données clients dans le système d'information selon les procéduresSavoirs associés : • La gestion de l'information (GED, échange de données informatisées)
• Les modes de classement et d'archivage (codification, arborescence)
Exemples concrets : • Saisir les nouvelles coordonnées d'un client dans le CRM
• Mettre à jour le statut d'un dossier (en cours, terminé, suspendu)
• Archiver les documents selon la procédure (chronologique, alphabétique)
• Synchroniser les données entre différents logiciels
• Importer/exporter des fichiers de données
• Nettoyer une base de données (doublons, informations obsolètes) -
Rendre compte des anomalies repérées
Compétence : Rendre compte des anomalies repéréesDétecter et signaler les dysfonctionnements du système d'informationSavoirs associés : • La gestion de l'information (contrôles d'accès, charte de bonne conduite)
• Les moyens de protection et sécurisation des données
Exemples concrets : • Signaler un bug dans le logiciel de gestion
• Alerter en cas de tentative d'intrusion informatique
• Rédiger un rapport d'incident informatique détaillé
• Identifier des incohérences dans les données
• Signaler des problèmes de performance du système
• Faire remonter les demandes d'évolution des utilisateurs -
Identifier et appliquer les moyens de protection des données
Compétence : Identifier et appliquer les moyens de protection des donnéesSécuriser les données selon les règles RGPD et les procédures internesSavoirs associés : • Le cadre juridique (RGPD, droit d'auteur, droit à l'image)
• Les moyens de protection et sécurisation des données
Exemples concrets : • Appliquer les règles de confidentialité (mot de passe fort)
• Gérer les droits d'accès aux données (lecture, écriture, admin)
• Assurer la sauvegarde sécurisée des fichiers
• Anonymiser les données personnelles si nécessaire
• Respecter les durées de conservation légales
• Chiffrer les documents sensibles -
Assurer la visibilité numérique de l'organisation
Compétence : Assurer la visibilité numérique de l'organisationDévelopper la présence en ligne de l'organisation sur différents canauxSavoirs associés : • Les réseaux sociaux (outils de publication : blog, wiki, partage vidéos)
• Le référencement du site et génération de contenu
Exemples concrets : • Créer une vidéo de présentation de l'entreprise
• Optimiser le référencement SEO d'une page web
• Rédiger un article de blog professionnel
• Publier du contenu sur LinkedIn, Facebook, Instagram
• Mettre à jour le site internet de l'organisation
• Analyser les statistiques de fréquentation (Google Analytics)
Pôle 2 - Organisation et suivi de l'activité de production
2.1
Suivi administratif de l'activité de production
-
Appliquer les procédures internes de gestion des approvisionnements et stocks
Compétence : Appliquer les procédures internes de gestion des approvisionnements et stocksGérer les achats de biens et services nécessaires à l'activité productiveSavoirs associés : • L'approvisionnement (achats de biens et services nécessaires à l'activité)
• La gestion des stocks (coûts, inventaire, indicateurs de suivi)
Exemples concrets : • Passer une commande auprès d'un fournisseur référencé
• Effectuer un inventaire physique des stocks
• Calculer le stock de sécurité et le point de commande
• Contrôler les livraisons (quantité, qualité, conformité)
• Tenir la fiche de stock (entrées, sorties, solde)
• Identifier les articles en rupture ou périmés -
Assurer le suivi des enregistrements des factures d'achats
Compétence : Assurer le suivi des enregistrements des factures d'achatsSaisir et contrôler les factures fournisseurs dans le système comptableSavoirs associés : • La chaîne des documents liés aux achats (demande de devis à facture d'avoir)
• Les achats et décaissements (engagement comptable, logique partie double)
Exemples concrets : • Saisir une facture d'achat dans le PGI
• Vérifier la conformité bon de commande/facture
• Imputer les charges aux bons comptes comptables
• Contrôler le calcul de la TVA déductible
• Lettrer les comptes fournisseurs
• Archiver les pièces justificatives -
Actualiser les bases de données internes nécessaires à l'activité de production
Compétence : Actualiser les bases de données internesMaintenir à jour les informations relatives aux fournisseurs et partenairesSavoirs associés : • Les fournisseurs et règlements (recherche de fournisseurs)
• Le cadre réglementaire (droit des contrats, protection des données)
Exemples concrets : • Mettre à jour la fiche fournisseur (coordonnées, conditions)
• Créer un nouveau contact dans la base partenaires
• Archiver les contrats de partenariat
• Actualiser les tarifs et conditions de vente
• Référencer de nouveaux fournisseurs
• Supprimer les contacts obsolètes (RGPD) -
Prendre en compte les contraintes réglementaires liées à l'activité de production
Compétence : Prendre en compte les contraintes réglementairesVérifier la conformité réglementaire des activités de productionSavoirs associés : • Le cadre réglementaire de l'activité productive
• Les codes, normes et usages professionnels
Exemples concrets : • Vérifier la conformité aux normes CE des produits
• Contrôler les autorisations administratives
• Appliquer les règles d'hygiène et sécurité
• Respecter les normes environnementales
• Suivre les obligations de traçabilité
• Contrôler les certifications qualité -
Mettre à disposition des plannings d'activité actualisés
Compétence : Mettre à disposition des plannings d'activité actualisésOrganiser et coordonner les activités de productionSavoirs associés : • Les outils de planification des tâches
• Les outils au service du travail collaboratif
Exemples concrets : • Créer un planning de production hebdomadaire
• Coordonner les interventions de maintenance
• Diffuser les plannings aux équipes
• Gérer les changements de planning
• Optimiser l'utilisation des ressources
• Suivre l'avancement des projets
2.2
Suivi financier de l'activité de production
-
Établir un état de rapprochement
Compétence : Établir un état de rapprochementContrôler la cohérence entre les comptes et les relevés bancairesSavoirs associés : • La trésorerie (rapprochements bancaires)
• Les fournisseurs et règlements (lettrage des comptes, justification des soldes)
Exemples concrets : • Effectuer un rapprochement bancaire mensuel
• Identifier les écritures en suspens
• Justifier les écarts de trésorerie
• Contrôler les virements automatiques
• Vérifier les frais bancaires
• Résoudre les anomalies de rapprochement -
Appliquer les procédures en matière de règlement des fournisseurs
Compétence : Appliquer les procédures en matière de règlement des fournisseursOrganiser et sécuriser les paiements aux fournisseursSavoirs associés : • Les achats et décaissements (notion d'engagement comptable)
• Les fournisseurs et règlements (modes de règlement, échéanciers)
Exemples concrets : • Effectuer un virement fournisseur sécurisé
• Établir un échéancier de paiement
• Contrôler les autorisations de règlement
• Gérer les escomptes de règlement
• Suivre les délais de paiement légaux
• Traiter les avoirs fournisseurs -
Assurer le suivi des mouvements de trésorerie
Compétence : Assurer le suivi des mouvements de trésorerieContrôler et analyser les flux financiers de l'organisationSavoirs associés : • La trésorerie (situations périodiques, rapprochements bancaires)
• L'analyse de l'équilibre financier (grandes masses du bilan)
Exemples concrets : • Saisir les mouvements bancaires quotidiens
• Produire un tableau de flux de trésorerie
• Suivre les découverts autorisés
• Prévoir les besoins de financement
• Contrôler les placements financiers
• Alerter en cas de tension de trésorerie -
Déterminer les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration de TVA
Compétence : Déterminer les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration de TVAPréparer les données pour la déclaration fiscaleSavoirs associés : • La taxe sur la valeur ajoutée (régimes de TVA)
• TVA collectée et TVA déductible
Exemples concrets : • Calculer la TVA collectée du mois
• Identifier la TVA déductible sur achats
• Préparer les éléments pour l'expert-comptable
• Contrôler les factures intracommunautaires
• Vérifier les taux de TVA appliqués
• Calculer le crédit de TVA éventuel -
Établir un état périodique de trésorerie
Compétence : Établir un état périodique de trésorerieProduire un tableau de bord financier régulierSavoirs associés : • La trésorerie (encaissements y compris subventions, situations périodiques)
• L'analyse de l'équilibre financier
Exemples concrets : • Créer un tableau de bord mensuel de trésorerie
• Prévoir les besoins de financement
• Analyser l'évolution des soldes bancaires
• Suivre les échéances importantes
• Calculer la capacité d'autofinancement
• Éditer un rapport de synthèse financière -
Rendre compte de l'équilibre financier et de la situation économique
Compétence : Rendre compte de l'équilibre financier et de la situation économiqueAnalyser et présenter la santé financière de l'organisationSavoirs associés : • L'analyse de l'équilibre financier
• Le bilan et compte de résultat, situation de trésorerie
Exemples concrets : • Calculer le fonds de roulement et le BFR
• Analyser l'évolution du chiffre d'affaires
• Présenter un rapport financier mensuel
• Calculer des ratios de performance
• Comparer avec les prévisions budgétaires
• Alerter sur les dérives financières
2.3
Gestion opérationnelle des espaces (physiques et virtuels) de
travail
-
Prendre en charge les activités support nécessaires au bon fonctionnement
Compétence : Prendre en charge les activités supportOrganiser la logistique et les moyens techniquesSavoirs associés : • Le maintien fonctionnel des espaces (ergonomie, signalétique, sécurité)
• Les outils au service du travail collaboratif
Exemples concrets : • Organiser une réunion en visioconférence
• Gérer les fournitures de bureau et consommables
• Planifier l'utilisation des salles de réunion
• Coordonner les interventions de maintenance
• Gérer le matériel informatique partagé
• Organiser l'espace de travail (ergonomie, sécurité) -
Actualiser et diffuser l'information interne sur le support adéquat
Compétence : Actualiser et diffuser l'information interneCommuniquer efficacement avec les équipes internesSavoirs associés : • La gestion de l'information (sécurisation, RGPD)
• Les outils au service du travail collaboratif
Exemples concrets : • Publier une note d'information sur l'intranet
• Mettre à jour l'annuaire interne
• Diffuser les nouvelles procédures aux équipes
• Organiser la communication de crise
• Animer un espace collaboratif en ligne
• Gérer l'affichage réglementaire obligatoire
Pôle 3 - Administration du personnel
3.1
Suivi de la carrière du personnel
-
Appliquer les procédures internes en matière d'entrée et de sortie du personnel
Compétence : Appliquer les procédures internes en matière d'entrée et de sortie du personnelGérer le processus de recrutement et les départs selon la législation socialeSavoirs associés : • La législation sociale (recrutement, ajustement ressources/besoins)
• Le principe de non-discrimination et statuts/contrats de travail
Exemples concrets : • Rédiger une offre d'emploi non discriminante
• Préparer un contrat de travail (CDI, CDD, stage)
• Organiser la visite médicale d'embauche
• Gérer l'accueil et l'intégration d'un nouveau salarié
• Traiter une démission ou un licenciement
• Établir un certificat de travail et un solde de tout compte -
Actualiser les bases d'information relatives au personnel
Compétence : Actualiser les bases d'information relatives au personnelMaintenir à jour les dossiers personnels dans le SIRHSavoirs associés : • Règles de sécurité informatique et protection des données (RGPD)
• Le système d'information ressources humaines
Exemples concrets : • Mettre à jour le dossier personnel d'un salarié
• Saisir les nouvelles coordonnées dans le SIRH
• Archiver les documents RH de manière sécurisée
• Gérer les droits d'accès aux informations personnelles
• Traiter les demandes d'accès aux données (RGPD)
• Purger les données obsolètes selon les délais légaux -
Organiser des actions de formation
Compétence : Organiser des actions de formationPlanifier et suivre les formations professionnellesSavoirs associés : • La gestion administrative de la formation (organisation logistique, suivi)
• La législation sociale (formation professionnelle, objectifs et modalités)
Exemples concrets : • Planifier les sessions de formation interne ou externe
• Réserver les salles et équipements nécessaires
• Suivre les inscriptions et établir les convocations
• Gérer le budget formation et les organismes financeurs
• Évaluer la satisfaction des participants
• Tenir le registre des formations et certifications
3.2
Suivi organisationnel et financier de l'activité du personnel
-
Planifier les temps de présence et de congés des personnels
Compétence : Planifier les temps de présence et de congésOrganiser les plannings en respectant la législation du travailSavoirs associés : • La législation sociale (durée et temps de travail, rupture du contrat)
• Les accords collectifs et conventions collectives de travail
Exemples concrets : • Établir les plannings de présence hebdomadaires
• Gérer les demandes de congés payés et RTT
• Vérifier le respect des durées légales de travail
• Organiser les remplacements en cas d'absence
• Suivre les heures supplémentaires
• Gérer les congés spéciaux (maternité, formation, etc.) -
Organiser les déplacements des personnels
Compétence : Organiser les déplacements des personnelsPlanifier et optimiser les missions professionnellesSavoirs associés : • Les budgets (déplacements des personnels, modalités de construction)
• L'analyse des écarts entre budgets prévisionnels et réalisés
Exemples concrets : • Réserver billets de transport et hébergement
• Établir les ordres de mission avec budget prévisionnel
• Calculer les indemnités kilométriques et frais
• Optimiser les trajets et moyens de transport
• Souscrire les assurances mission si nécessaire
• Suivre et contrôler les budgets déplacements -
Contrôler les états de frais
Compétence : Contrôler les états de fraisVérifier et valider les notes de frais selon les procéduresSavoirs associés : • Les budgets (modalités de construction, analyse des écarts)
• La législation sociale (rémunération, temps de travail)
Exemples concrets : • Vérifier la conformité des notes de frais
• Contrôler les justificatifs (factures, tickets)
• Calculer les remboursements dus selon les barèmes
• Détecter les anomalies et les faire corriger
• Valider les frais selon les seuils d'autorisation
• Analyser les dérives budgétaires -
Déterminer les éléments nécessaires à l'établissement du bulletin de paie
Compétence : Déterminer les éléments nécessaires à l'établissement du bulletin de paieCollecter et vérifier les données de paieSavoirs associés : • Le bulletin de paie (appréhendé dans ses grandes composantes)
• La législation sociale (statuts, contrats, rémunération)
Exemples concrets : • Collecter les heures travaillées et les absences
• Calculer les primes et indemnités variables
• Vérifier les cotisations sociales et taux
• Intégrer les éléments exceptionnels (13e mois, etc.)
• Contrôler les données avant envoi en paie
• Appliquer les augmentations et avenants -
Assurer le suivi des enregistrements liés à la paie
Compétence : Assurer le suivi des enregistrements liés à la paieContrôler et diffuser les bulletins de paieSavoirs associés : • Le bulletin de paie (grandes composantes)
• La législation sociale (rémunération, égalité professionnelle)
Exemples concrets : • Saisir les éléments de paie dans le logiciel
• Contrôler la cohérence des calculs automatiques
• Éditer et diffuser les bulletins de paie sécurisés
• Archiver les bulletins selon les obligations légales
• Traiter les réclamations sur la paie
• Produire les déclarations sociales (DSN)
3.3
Participation à l'activité sociale de l'organisation
-
Actualiser et diffuser l'information sociale auprès des personnels
Compétence : Actualiser et diffuser l'information sociale auprès des personnelsCommuniquer les informations RH aux salariésSavoirs associés : • Les normes et usages internes de présentation des documents
• Les règles légales de communication envers les personnels
Exemples concrets : • Rédiger une note d'information sociale (mutuelle, retraite)
• Publier les actualités RH sur l'intranet
• Informer sur les droits sociaux des salariés
• Diffuser les résultats des élections professionnelles
• Communiquer sur les changements réglementaires
• Organiser des réunions d'information collective -
Mettre en œuvre et suivre le résultat des actions sociales et culturelles
Compétence : Mettre en œuvre et suivre le résultat des actions sociales et culturellesOrganiser les activités du comité social et économiqueSavoirs associés : • Les budgets (actions sociales et culturelles de l'organisation)
• Le fonctionnement de l'organisation (finalités, culture, valeurs)
Exemples concrets : • Organiser l'arbre de Noël de l'entreprise
• Gérer la distribution des chèques vacances
• Coordonner les activités du comité d'entreprise
• Organiser des événements fédérateurs (séminaires, etc.)
• Suivre les budgets des œuvres sociales
• Évaluer la satisfaction des bénéficiaires -
Utiliser des fonctions simples de mise en pages d'un document
Compétence : Utiliser des fonctions simples de mise en pages d'un documentCréer des supports de communication attractifsSavoirs associés : • Les tableaux de bord sociaux (notion d'indicateurs, représentation graphique)
• Les fonctions simples de mise en pages d'un document
Exemples concrets : • Créer un graphique d'évolution de l'absentéisme
• Mettre en forme un rapport social annuel
• Réaliser un tableau de bord des effectifs
• Concevoir une affiche d'information du personnel
• Produire un trombinoscope des nouveaux arrivants
• Créer une newsletter RH illustrée -
Rédiger des écrits professionnels en lien avec l'activité sociale
Compétence : Rédiger des écrits professionnels en lien avec l'activité socialeProduire des documents officiels et informatifsSavoirs associés : • Les normes et usages internes de présentation des documents
• Les règles légales de communication envers personnels et instances
Exemples concrets : • Rédiger le procès-verbal d'une réunion CSE
• Créer une plaquette d'accueil des nouveaux salariés
• Élaborer un questionnaire de satisfaction au travail
• Rédiger un communiqué interne sur la politique RH
• Produire le guide pratique des congés et absences
• Créer un livret d'information sur les droits sociaux